KBM 03 Termin-, Reise- und Veranstaltungsplanung

Termin-, Reise- und Veranstaltungsplanung

In diesem Modul erlernen Sie die effiziente Verwaltung von Terminen, Reisen und Veranstaltungen mit modernen digitalen Werkzeugen. Sie beherrschen die Kalenderfunktionen von Outlook, kennen Alternativen zu Doodle für die Terminfindung und verstehen die rechtlichen Anforderungen an Reisekosten- und Bewirtungsabrechnungen.

Sie erwerben praktische Fähigkeiten für die Organisation von Geschäftsreisen, die Dokumentation von Bewirtungen und die korrekte Abrechnung von Aufwendungen. Diese Kompetenzen sind essenziell für die professionelle Bürokommunikation und das Finanzmanagement in Unternehmen.

Konzepte und Hintergrund

Terminmanagement

Die systematische Planung, Koordination und Überwachung von Terminen unter Berücksichtigung von Ressourcen, Verfügbarkeit und Prioritäten.

Reisekostenabrechnung

Die formale Dokumentation und Abrechnung von geschäftlich bedingten Aufwendungen für Reisen, einschließlich Fahrtkosten, Übernachtungen, Verpflegung und sonstiger Ausgaben.

Bewirtungsbelege

Belege für geschäftliche Bewirtungen von Kunden oder Geschäftspartnern, die bestimmte Anforderungen an Inhalt und Form erfüllen müssen, um steuerlich anerkannt zu werden.

Terminfindungstools

Digitale Anwendungen zur Koordination von Terminen zwischen mehreren Teilnehmern, die Verfügbarkeiten abfragen und optimale Termine vorschlagen.

Outlook-Kalender

Ein zentrales Werkzeug zur Terminplanung und -verwaltung mit Funktionen für Einladungen, Ressourcenbuchung, Erinnerungen und Kalenderfreigabe.

Praktische Schritte

1. Outlook-Kalender einrichten: Erstellen Sie separate Kalender für private und geschäftliche Termine sowie für Ressourcen wie Besprechungsräume oder Firmenfahrzeuge.
2. Terminvorlagen erstellen: Definieren Sie Standardvorlagen für wiederkehrende Terminarten wie wöchentliche Teammeetings oder monatliche Kundenbesuche.
3. Reisekostenabrechnung vorbereiten: Sammeln Sie vor Reisebeginn alle notwendigen Informationen wie Reisedauer, Ziel, Zweck und voraussichtliche Kosten.
4. Bewirtungsbelege digital erfassen: Nutzen Sie Apps wie "Quick Receipt" oder "Sage SE", um Belege sofort digital zu erfassen und mit den relevanten Geschäftsvorfällen zu verknüpfen.
5. Terminfindung mit Doodle-Alternativen: Testen Sie Tools wie "When2meet" oder "Calendly" für die effiziente Abstimmung von Terminen mit mehreren Teilnehmern.
6. Reisekostenabrechnung in SAP Fiori einreichen: Nutzen Sie den "Travel and Expense"-Bereich für die digitale Erfassung und Einreichung von Reisekosten.
7. Automatische Erinnerungen einrichten: Setzen Sie für alle wichtigen Termine und Fristen Erinnerungen in Outlook oder anderen Tools.
8. Kalenderfreigabe verwalten: Definieren Sie klare Richtlinien für die Sichtbarkeit von Kalenderdaten und die Einladung externer Teilnehmer.

Häufige Fallstricke

Weiterführende Ressourcen

• Microsoft-Dokumentation: Outlook-Kalender verwalten
• Bundesfinanzministerium: Informationen zu Bewirtungskosten
• When2meet: Alternative zu Doodle für Terminfindung
• Sage SE: Digitale Reisekostenabrechnung
• Calendly: Professionelle Terminfindung

Wissens-Check

Vier Fragen zur Selbstkontrolle. Klicken Sie jede Frage an, um die richtige Antwort und Erklärung zu sehen.

Was ist der Hauptzweck eines effektiven Terminmanagements in der Bürokommunikation?

• A) Maximierung der Anzahl an Terminen pro Tag
• B) Systematische Planung unter Berücksichtigung von Ressourcen, Verfügbarkeit und Prioritäten
• C) Minimierung der Kalenderfreigabe an Kollegen
• D) Eliminierung von Pufferzeiten zwischen Terminen

Richtige Antwort: B. Terminmanagement zielt auf eine systematische Planung ab, die Ressourcen, Verfügbarkeit und Prioritäten berücksichtigt, nicht auf Maximierung oder Eliminierung von Terminen.

Welche Funktion ist charakteristisch für den Outlook-Kalender im Vergleich zu anderen Terminierungstools?

• A) Automatische Erinnerungen für alle Benutzer
• B) Integration mit E-Mail und anderen Microsoft-Diensten
• C) Möglichkeit zur Terminfindung mit mehreren Teilnehmern
• D) Verfügbarkeit von Vorlagen für wiederkehrende Termine

Richtige Antwort: B. Die Integration mit E-Mail und anderen Microsoft-Diensten ist das Alleinstellungsmerkmal des Outlook-Kalenders, während die anderen Funktionen auch von anderen Tools angeboten werden.

Was ist ein wesentliches Merkmal gültiger Bewirtungsbelege für die steuerliche Anerkennung?

• A) Muss immer in Papierform vorliegen
• B) Muss den Namen des Unternehmens enthalten
• C) Muss Datum, Ort, Anlass, Teilnehmerzahl und -namen sowie Betrag enthalten
• D) Muss innerhalb von 24 Stunden nach der Bewirtung erstellt werden

Richtige Antwort: C. Gültige Bewirtungsbelege müssen bestimmte Informationen enthalten, um steuerlich anerkannt zu werden, unabhängig vom Format oder der Erstellungszeit.

Was ist der erste Schritt bei der Vorbereitung einer Reisekostenabrechnung?

• A) Sammlung aller Belege nach der Reise
• B) Erstellung einer detaillierten Reisekostenprognose
• C) Einholung einer schriftlichen Genehmigung für die Reise
• D) Sammeln aller notwendigen Informationen vor Reisebeginn

Richtige Antwort: D. Eine effiziente Reisekostenabrechnung beginnt mit der Sammlung aller notwendigen Informationen vor Reisebeginn, nicht nach der Reise oder ohne Genehmigung.